瞭解如何監控 Dropbox 工作團隊的共享活動

特定類型的管理員可以追蹤特定資料在組織內外的共享方式。本文將說明如何在管理員主控台中管控共享活動、產生外部共享報告，以及管理外部共享內容。

瞭解如何為工作團隊設定連結限制。

瀏覽共享活動紀錄

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
3. 按一下左側邊欄中的 [活動]。

[活動] 頁面會顯示工作團隊最近活動的摘要，但不會顯示團隊執行的所有操作。若要產生特定期間的完整活動報告，請按一下 [建立報告]。

若要檢視特定團隊成員的最近共享活動，請按一下左側邊欄中的 [成員]，然後按一下清單中該成員的名字。

查看及管理外部共享內容

您可以檢視與團隊外部人員共享的檔案、資料夾和共享連結有哪些，以及共享的方式。這包括：

• 共享的項目：類型、大小和路徑
• 安全性：存取層級，以及是否受密碼或到期日保護
• 共享：共享內容的人、時間與對象
• 活動：是否有人檢視或編輯過內容

若工作團隊的外部共享資料量低於 500 萬，可下載報告，或前往管理員主控台 [安全性] 頁面上的 [外部共享] 索引標籤，以檢視上述內容。

如要查看上述內容，請下載報告，或在管理員主控台的 [安全性] 頁面查看 [外部共享] 索引標籤，詳細步驟如下：

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
3. 按一下 [產品] 下方、[Dropbox] 旁邊的下拉式選單。
4. 按一下 [安全性]。

在 [外部共享] 索引標籤中，您也可以管理對這些檔案和資料夾的存取權限。

[報告] 和 [外部共享] 索引標籤僅包含直接共享的檔案和資料夾。例如，共享某個資料夾的話，上述索引標籤會包含該資料夾，但不包含其中的內容。這包括團隊成員有建立分享連結的任何檔案或資料夾。

如何下載外部共享報告？

您可以在 [安全性] 頁面的 [外部共享] 索引標籤中，建立 [外部共享] 報告。該報告包含該工作團隊的所有外部共享資料，且無法篩選內容。

您可以在管理員主控台中存取專屬的外部共享頁面，以檢視、篩選和管理與外部共享的檔案和資料夾。您可以按照檔案名稱、檔案類型、共享日期及共享者等資訊篩選。

若要建立外部共享報告，請按照以下方式操作：

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
3. 按一下 [產品] 下方、[Dropbox] 旁邊的下拉式選單。
4. 按一下 [安全性]。
5. 按一下 [外部共享] 索引標籤。
6. 按一下 [建立報告]。
7. 找到您要產生的報告類型，並勾選旁邊的方塊：
   • 所有分享連結，以及所有透過電子郵件地址共享的內容
   • 超過 3 個月前建立且未設定到期日之連結的不重複瀏覽次數
   • 未設定密碼之連結的不重複瀏覽次數
8. 按一下 [產生]。

外部共享報告準備就緒後，您會收到一封電子郵件通知。您的外部共享報告會以 CSV 檔案的形式儲存在 Dropbox 中。

外部共享報告中包含的資料類型

外部共享報告可能包含以下資料：

• 項目類型：共享的內容類型。
• 名稱：共享內容的名稱。
• 共享者：共享內容的使用者名稱。
• 最近共享日期：共享內容的原始日期。如果未變更連結共享設定，且一直是外部連結，或收件人仍具有直接共享功能的使用權限，那麼就算日後共享內容，此欄位也不會變更。
  • [建立日期] 是指連結建立日期，而非 [最近共享日期]。
  • [共享時間] 是指直接共享的時間，而非 [最近共享日期]。
• 共享者：收到內容的使用者名稱。
• 存取權限：授予的存取權限等級（如「編輯」或「僅供檢視」）。
• 收件人網域：收件人的電子郵件網域。
• 最新活動：與共享內容相關的最新活動。活動是指對內容的變更，與連結活動無關。
  • 請注意：僅顯示檔案的最新活動。
• 活動日期：在 [最新活動] 中，最近發生活動的日期。
• 路徑：項目在共享硬機或系統中的位置。
• 資料夾類型：資料夾類型（如適用），例如：成員資料夾。
• 項目數量：共享資料夾或檔案中的項目數量。
• 副檔名：共享項目的檔案副檔名（例如 .doc、.paper、.pdf）。
• 大小：共享項目的資料大小。
• 共享方式：項目的共享方式（例如：連結或直接共享）。
• 存取者：存取過共享項目的人員之電子郵件地址。僅適用於直接共享或使用連結共享的檔案。
• 到期日：共享連結或存取權限的到期日。僅適用於連結。
• 密碼：顯示是否需要密碼才能存取共享項目。
• 下載設定：設定共享項目是否允許下載。僅適用於連結。

如何管理外部共享內容

若要在 [外部共享] 頁面上管理 [外部共享] 檔案或資料夾，請按照以下方式操作：

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
3. 按一下 [產品] 下方、[Dropbox] 旁邊的下拉式選單。
4. 按一下 [安全性]。
5. 按一下 [外部共享] 索引標籤。
6. 將滑鼠懸浮在您要管理的檔案或資料夾上。
7. 按一下 ☑（更多選項）。
8. 按一下 [管理存取權限]。

如果檔案或資料夾位於團隊資料夾中，您將會看到共享視窗。如果檔案或資料夾不在團隊資料夾中，您將會看到 [以團隊成員身分登入] 的選項。開啟檔案或資料夾的共享視窗後，即可管理存取權限，方法就和您管理其他共享檔案或資料夾一樣。