Klasyfikacja danych w Dropbox

Klasyfikacja danych pomaga zespołom zachować zgodność z przepisami korporacyjnymi i rządowymi, umożliwiając administratorom automatyczne śledzenie i raportowanie w zakresie danych osobowych przechowywanych w folderach zespołu, folderach członków zespołu i folderach udostępnionych. Dane te obejmują numery kart kredytowych, paszportów, kont bankowych i ubezpieczenia społecznego.

Włączanie automatycznej klasyfikacji danych

Administratorzy mogą włączać automatyczne skanowanie danych osobowych. 

Włączanie automatycznego skanowania:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij Więcej na pasku bocznym po lewej stronie.
4. Kliknij Klasyfikacja na lewym pasku bocznym.
5. Kliknij menu rozwijane obok opcji Etykietowanie danych osobowych i wybierz Skanuj tylko zawartość zespołu lub Zawartość należąca do zespołu i jego członków.
6. Usuń zaznaczenie pola obok typów informacji , które nie są istotne.
7. Kliknij Zapisz.

Typy informacji, które można wykryć

Automatyczna klasyfikacja danych jest obecnie obsługiwana w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Australii, Niemczech, Francji, Japonii, Singapurze, Szwecji, Danii, Norwegii, Finlandii i Wielkiej Brytanii.
 

Aby zobaczyć bieżącą listę typów danych osobowych, które Dropbox może wykryć:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij Klasyfikacja na lewym pasku bocznym.
4. Przeglądaj typy według lokalizacji w sekcji Typy informacji.

Otrzymywanie i wyświetlanie alertów dotyczących udostępniania na zewnątrz

Administratorzy otrzymują e-maile z alertami ochrony przed utratą danych (DLP), gdy pliki lub foldery zawierające poufne informacje są udostępniane poza ich zespół.

Zawartość alertu e-mail:

• Nazwa i lokalizacja pliku
• Typ i ważność alertu
• Data i godzina udostępnienia zawartości 
• Typy danych wykryte w udostępnionej zawartości
• Członek zespołu, który udostępnił zawartość
• Odbiorcy udostępnionej zawartości

Dowiedz się, jak włączyć lub wyłączyć alerty dotyczące bezpieczeństwa.

Administratorzy mogą sprawdzać alerty w konsoli administratora oraz w razie potrzeby blokować dostęp do udostępnionej zawartości.   

Aby uzyskać dostęp do wszystkich alertów DLP:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij menu rozwijane obok pozycji Dropbox w sekcji Produkty.
4. Kliknij Bezpieczeństwo.
5. Kliknij Alerty bezpieczeństwa.

Aby usunąć dostęp do zawartości udostępnionej na zewnątrz:

1. Otwórz alert DLP w e-mailu lub w konsoli administratora.
2. Kliknij Zarządzaj dostępem w prawym górnym rogu.
3. Kliknij strzałkę w dół obok nazwy odbiorcy i wybierz Usuń.

Tworzenie raportu klasyfikacyjnego

Administratorzy mogą utworzyć raport klasyfikacyjny, aby zobaczyć listę plików zawierających dane osobowe. Oto zawartość takiego raportu:

• Nazwa i rodzaj pliku
• Identyfikator pliku
• Lokalizacja pliku
• Rodzaj wykrytych danych
• Status udostępniania na zewnątrz
• Metoda udostępniania
• Inicjatorzy udostępniania
• Odbiorcy udostępniania
• Daty udostępnienia

Aby utworzyć raport klasyfikacyjny:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij listę rozwijaną Więcej po lewej stronie paska bocznego.
4. Kliknij Klasyfikacja na lewym pasku bocznym.
5. Kliknij Utwórz raport obok Utwórz raport z oznaczonych plików.

Wygenerowany zostanie plik .csv. Gdy raport będzie gotowy do wyświetlenia lub pobrania w folderze Raporty Dropbox Business na koncie administratora, otrzymasz wiadomość e-mail z powiadomieniem.

Dokładność wykrywania

Funkcja klasyfikacji danych przewiduje występowanie danych osobowych na podstawie prawdopodobieństwa. Te przewidywania mogą być subiektywne i mogą nie być w 100% dokładne.

Pliki członków zespołu

Jeśli jesteś członkiem zespołu Dropbox z klasyfikacją danych włączoną przez administratora, Dropbox będzie skanować pliki Twojego zespołu w poszukiwaniu danych osobowych. Ten proces obejmuje przypisywanie do plików określonych atrybutów, aby pomóc administratorowi w lepszym zarządzaniu poufnymi danymi na koncie zespołu. Jeśli Twój zespół zostanie rozwiązany i nadal będziesz korzystać z Dropbox, pliki należące wcześniej do konta Twojego zespołu mogą zachować atrybuty przypisane podczas procesu klasyfikacji danych.