Cara membuat laporan penyimpanan tim

Laporan penyimpanan tim membantu tim memahami konten yang menggunakan kuota penyimpanan tim. Laporan ini menunjukkan berapa banyak informasi yang disimpan di:

• Folder tim
• Folder bersama (internal atau eksternal)
• Folder Pribadi

Siapa yang dapat membuat laporan penyimpanan tim?

Admin berikut dapat membuat jenis laporan ini: 

• Admin tim 
• Admin manajemen pengguna
• Admin pelaporan 
• Admin keamanan

Apa saja yang termasuk dalam laporan penyimpanan tim?

Laporan penyimpanan tim berisi satu baris untuk setiap folder. Baris ini menunjukkan: 

• Jalur: Ini adalah jalur folder di setiap baris. Tingkat detail yang Anda lihat akan bervariasi berdasarkan jenis folder.
• Jenis folder: Kolom ini menjelaskan berbagai jenis folder:
  • Folder tim: Ini adalah Folder yang termasuk dalam ruang tim. Anda hanya akan melihat jalur root dari folder tim.
  • Subfolder tim: Ini adalah subfolder yang termasuk dalam folder tim tertentu yang dibagikan dengan sekelompok orang yang berbeda.
  • Folder Terbatas: Ini adalah folder yang aksesnya Anda batasi pada orang tertentu saja.
  • Folder bersama: Folder bersama ini dapat dimiliki secara internal atau eksternal. Folder bersama yang dimiliki secara eksternal hanya disertakan dalam laporan ini jika telah ditambahkan ke akun Dropbox tim Anda. Jika folder yang dimiliki secara eksternal tidak ditambahkan ke akun Dropbox Tim Anda, folder ini tidak mengurangi penyimpanan Anda dan tidak disertakan. Anda akan melihat root tingkat atas dari folder yang telah dibagikan. 
    • Catatan: Setiap subfolder dalam folder tim bersama memiliki barisnya sendiri. Ini berarti folder tersebut dan kontennya tidak ada di baris folder tim root dalam laporan. Ukuran total folder tim mencakup semua yang ada di dalam folder tersebut dan semua subfolder yang dibagikan.
  • Konten pribadi: Ini adalah ruang pribadi anggota tim Anda. Jalur akan menjadi nama anggota tim. Ini mencakup semua file yang telah mereka tambahkan ke ruang pribadi dan penyimpanan apa pun dari Dropbox Backup, jika mereka telah mengaktifkan fitur tersebut.
  • Konten pribadi ditangguhkan: Ruang pribadi ini milik anggota tim yang ditangguhkan.
  • Folder sandbox aplikasi: Folder ini dibuat melalui integrasi pihak ketiga atau dengan menggunakan Dropbox API.
  • Folder tim diarsipkan: Folder ini diarsipkan tetapi masih dihitung dalam penyimpanan Anda. 
  • Konten pribadi dihapus: Folder pribadi ini milik anggota yang telah dihapus dan penyimpanannya belum ditransfer ke anggota tim lain. Konten ini tetap mengurangi penyimpanan tim Anda.
• Ukuran (dalam MB): Ini adalah jumlah data yang terdapat di jalur ini. Hasil penjumlahan dari setiap baris dalam folder ini akan sama dengan jumlah seluruh kuota penyimpanan yang sedang digunakan.
• Pemilik folder: Kolom ini menjelaskan pemilik folder di baris ini. 
  • Untuk folder pribadi, kolom akan menunjukkan alamat email anggota tim. Laporan hanya memperlihatkan folder pribadi anggota yang laporannya Anda jalankan. 
  • Untuk folder tim, kolom akan menunjukkan “Dimiliki oleh tim”.
  • Untuk folder bersama yang ada di dalam folder tim, kolom juga akan menunjukkan "Dimiliki oleh tim". 
  • Untuk folder bersama yang berada di luar tim, kolom akan menunjukkan alamat email orang yang berbagi folder dengan tim Anda. 
• Jumlah file: Kolom ini menunjukkan jumlah file yang terdapat di jalur ini. 

Cara membuat laporan penyimpanan tim

Untuk mengekspor data penyimpanan tim sebagai file .csv langsung dari konsol admin:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik menu tarik-turun di samping Dropbox, di bawah Produk.
4. Klik Konten di bilah sisi kiri.
5. Klik Ekspor laporan penyimpanan di sisi kanan. 
6. Klik Mulai ekspor.

Setelah dibuat, laporan akan muncul di folder Dropbox Anda dengan judul “Laporan Dropbox Business”. Ini akan diberi nama "TTTT-BB-HH/Nama Tim/Laporan Penyimpanan Tim". Tidak ada yang akan dapat mengaksesnya, kecuali Anda membagikannya dengan mereka. Anda akan menerima email setelah laporan siap.
 

Mengapa jumlah penggunaan penyimpanan berbeda antara konsol admin dan tampilan lainnya? Apakah ada keterlambatan pelaporan?

Metrik penyimpanan dapat berbeda-beda di berbagai bagian konsol admin karena jeda sinkronisasi dan waktu pemrosesan data. Misalnya, laporan yang dibuat di konsol admin mungkin tidak mencerminkan data real-time, sehingga menyebabkan ketidaksesuaian sementara.

Untuk mendapatkan informasi penyimpanan yang paling akurat dan terkini:

• Segarkan konsol admin secara teratur sebelum membuat laporan.
• Tunggu beberapa saat setelah melakukan perubahan data yang signifikan (seperti unggahan atau penghapusan file besar) agar sistem memperbarui semua metrik secara konsisten.